Conditions facilitantes
Voici quelques exemples de mécanismes de communications formalisés qui peuvent servir de conditions facilitantes pour votre collaboration :
- Le partage des technologies pour la communication, notamment les technologies de communication actuelles et les technologies en pleine évolution;
- La communication doit avoir lieu sur une base régulière, même lorsque la collaboration se déroule bien;
- Des réunions de comités qui ont lieu au petit déjeuner, pendant l’heure du midi ou à un autre moment qui convient à un bureau ou une clinique de soins de première ligne achalandés;
- Le développement de systèmes d’information pour le partage des données et les communications générales;
- Partager les procès-verbaux des reunions.
Parmi les structures qui contribuent à faciliter la communication, on compte les suivantes :
- Partage d’espaces de bureau, d’une salle de repos ou d’un centre de ressources;
- Accès aux ordinateurs et aux téléphones;
- Des réseaux communs ou des communautés de pratique;
- Se rendre disponible pour répondre aux questions.
Rappelez-vous que les collaborations évoluent, et que prendre contact de temps en temps avec les gens de tous les niveaux (de la première ligne aux dirigeants) dans les organisations qui participent est impératif pour assurer le succès des collaborations.
Écoutez ce travailleur social qui participe à une collaboration sur la santé des enfants faisant appel aux services de première ligne, à la santé publique et à d’autres partenaires communautaires nous parler des conditions facilitantes liées aux mécanismes de communication.
Mettre sur pied des équipes composées de membres provenant de chaque groupe partenaire est une importante condition facilitante pour s’assurer que l’élaboration du plan stratégique par tous les partenaires a bien lieu. Il devrait également y avoir régulièrement des réunions intersectorielles de planification.
Il faudrait aussi mettre sur pied un comité de direction ou un comité de projet de la collaboration pour aider à la conception, diriger et soutenir les services, évaluer les données du programme, faire valoir les améliorations de services qui sont nécessaires et pour définir un plan permanent de communications internes et externes au sujet de la collaboration.
Et n’oubliez pas de parler des risques! Il faut discuter des risques et définir les processus à suivre pour composer avec ces risques ou avec les répercussions imprévues. Ces processus peuvent faire partie d’une charte de projet ou du cadre de reference.
Outils
Des outils officialisés pour appuyer la planification stratégique sont des conditions facilitantes à l’échelle organisationnelle, qui peuvent comprendre les outils suivants créés conjointement :
- Actions ou plans opérationnels, ou plans de travail;
- Modèles logiques (lien vers un exemple de modèle logique);
- Cadres de référence;
- Plan de communications;
- Charte de projet.